Persondatapolitik – Frijsenborg & Wedellsborg koncern

Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelsespolitikken gælder for Frijsenborg & Wedellsborg og øvrige virksomheder i koncernen, herefter benævnt ”Vi”.

Politikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at Vi beskytter alle personoplysninger i overens- stemmelse med betingelserne i Persondataforordningen. Politikken oplyser også om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

1. Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger Vi behandler personoplysninger om:

Medarbejdere
Kunder
Leverandører

Vi har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at Vi kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandør- kontrakter.

2. Behandlingens formål og lovlighed Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:

Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
Stamdata for kunder samt markedsføring, ordrer og salg
Stamdata for leverandører samt rekvisitioner og køb

Vi benytter kun personoplysningerne til de nævnte formål, og vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige til opfyldelse af formålet.

3. Opbevaring og sletning

Vi har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet med behandlingen.
Personoplysninger for medarbejdere slettes fem år efter endt ansættelse.

(se også ”Procedure for sletning koncern”)

4. Datasikkerhed

Vi har gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre.
Systemet har firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger skal opbevares i lukket skuffe eller skab.
Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering/afbrænding.
Personoplysninger, som skal sendes per e-mail til ekstern modtager, sendes som sikker mail
Alle medarbejdere skal instrueres i behandling og beskyttelse af personoplysninger.

5. Videregivelse

Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder, fx SKAT og pensionsselskaber o.lign.

6. Databehandlere

Vi benytter udelukkende databehandlere, hvor der er indhentet databehandleraftale.

7. Rettigheder

Vi varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning, og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger.

8. Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder Vi hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Virksomhedens Ledelse er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan vi har afhjulpet eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem vi behandler personoplysninger, vil vi underrette disse.