Procedure for sletning af persondata generelt – hele koncern

Persondata, der kan bruges til at identificere en bestemt person, skal slettes, hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige i forhold til det definerede formål med opbevaringen.

Det er som hovedregel, koncernen selv der vurderer, hvor længe det er nødvendigt at opbevare personoplysninger. Medmindre der er lovbestemte regler der regulerer sletning og opbevaring af data.

I denne vurdering, vurdere vi om det er relevant og nødvendigt forsat at opbevare personoplysningerne. Dette ses i forhold til det formål, som oprindeligt begrundede indsamlingen, behandling og opbevaring af personoplysningerne.

Hvad opbevarer vi:

• Alm. Personoplysninger, der ikke har følsom karakter
  • Navn, Adr., Telefon, E-mail
  • Oplysninger if. med køb/salg af vare og ydelser (BtilB)
• CPR-numre
  • Bruges til lønudbetaling, Kontrakter

Hvordan opbevarer vi:

• Alm personoplysninger opbevares primært på Pc’er med sikret password og kode. Desuden findes der oplysninger i mapper på kontoret, overvåget og ellers aflåst lokale.
• Cpr. Numre opbevares elektronisk i Lønsystem ”Lessor”. Pc sikret med password og kode og Nav-drevet sikret, så kun administrativt personale har adgang. Kontrakter ligger i aflåst skab, overvåget og ellers aflåst lokale.

Hvornår sletter vi:

• Der fortages løbende en vurdering og sletning af ikke relevante og nødvendige personoplysninger.
• Data der indgår i regnskabssammenhæng opbevares i 5 år efter regnskabsperiodens udløb. Disse data vurderes/slettes hvert år i april.
• Data der vurderes, at være relevant og nødvendig i længere end 5 år opbevares indtil, andet vurderes. Disse data vurderes hvert år i april.
• Vurdering foretages også, hvis en person trækker sit samtykke tilbage eller opsiger en aftale.
• Hvis der gøres indsigelse, vurderes og evt. slettes oplysninger.

Desuden er der indhentet ”Databehandleraftale” fra samarbejdspartnere der behandler/omhandler persondata.

Hver enkelt medarbejder der arbejder med personoplysninger er blevet informeret og har forpligtet sig til ovenstående procedure.